Jak założyć biuro podróży – formalności krok po kroku

Biuro podróży zakłada się jak każdą firmę, ale z kilkoma formalnościami, których nie ma w innych branżach: zabezpieczeniem finansowym na wypadek niewypłacalności, wpisem do rejestru u marszałka województwa i comiesięcznymi rozliczeniami z Turystycznym Funduszem Gwarancyjnym. Poniżej kolejność, w jakiej je załatwisz.

1. Organizator, agent czy powiązane usługi

Od tej decyzji zależy cała reszta, bo ustawa o imprezach turystycznych traktuje te modele zupełnie inaczej.

Agent działa na podstawie umowy agencyjnej i może sprzedawać tylko imprezy organizatorów wpisanych do rejestru albo mających siedzibę w UE lub EOG. W umowie z klientem musi jednoznacznie wskazać organizatora. Trzecim modelem jest ułatwianie nabywania powiązanych usług turystycznych, gdy klient kupuje np. lot i hotel u różnych dostawców za Twoim pośrednictwem. Taki przedsiębiorca też potrzebuje wpisu i gwarancji, ale płaci niższe składki i tylko na TFG.

Wiele biur łączy oba modele: organizuje własne wyjazdy i jako agent sprzedaje oferty touroperatorów. Wtedy obowiązki organizatora dotyczą tylko własnych imprez.

2. Działalność gospodarcza i kod PKD

Biuro możesz prowadzić jako jednoosobową działalność w CEIDG albo jako spółkę w KRS. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje nowa klasyfikacja PKD 2025:

• 79.12.Z – działalność organizatorów turystyki (kod się nie zmienił),
• 79.11.Z – działalność agentów turystycznych (w PKD 2007 było to 79.11.A, a pośrednicy 79.11.B),
• 79.90.Z – pozostała rezerwacja i usługi związane, m.in. piloci, przewodnicy i informacja turystyczna.

Jeśli Twoja firma ma jeszcze kody PKD 2007, możesz je stosować najpóźniej do 31 grudnia 2026 roku. Kto ich nie zmieni, temu CEIDG podmieni je automatycznie do 31 stycznia 2027, o ile da się to zrobić jednoznacznie. Gdy się nie da, wpis w CEIDG zostanie wykreślony z urzędu. Kody 79.11 i 79.12 mają jednoznaczne odpowiedniki, ale np. dawny 79.90.C rozpada się na kilka klas – taki wpis lepiej poprawić samodzielnie.

Pamiętaj, że kod PKD nie decyduje o obowiązku wpisu do rejestru. Liczy się to, co faktycznie robisz: organizujesz imprezy, to potrzebujesz wpisu, nawet z innym kodem.

3. Gwarancja turystyczna i inne zabezpieczenia

Zanim złożysz wniosek o wpis, musisz mieć zabezpieczenie finansowe na wypadek niewypłacalności. Ustawa dopuszcza cztery formy:

• gwarancję bankową,
• gwarancję ubezpieczeniową – najczęstszy wybór, potocznie „gwarancja turystyczna”,
• umowę ubezpieczenia na rzecz podróżnych,
• umowę o turystyczny rachunek powierniczy – tylko gdy wszystkie wyjazdy odbywają się w Polsce, a każda wpłata trafia na ten rachunek.

Od 1 stycznia 2026 roku sumę można złożyć z kilku gwarancji, jeśli razem dają wymagane minimum, obejmują ten sam okres, a jeden z gwarantów przyjmuje zgłoszenia podróżnych.

Minimalna suma gwarancji na start

W pierwszym roku działalności minimalna suma to stała kwota zależna od tego, gdzie i czym wozisz klientów oraz czy bierzesz zaliczki. Kwoty w euro przelicza się po pierwszym w danym roku kursie średnim NBP.

Gdy organizujesz imprezy w kilku kategoriach, obowiązuje najwyższa kwota. W drugim roku suma nie może być niższa niż w pierwszym.

Minimalna suma w kolejnych latach

Później suma gwarancji to procent przychodu z organizowania imprez, deklarowanego na kolejne 12 miesięcy – nie niższego niż przychód z poprzedniego roku obrotowego. Procent rośnie z wysokością i wyprzedzeniem zaliczek. Za przedpłatę uznaje się każdą wpłatę przed wyjazdem.

Każdy procent ma też dolny próg kwotowy, np. przy czarterach z zaliczką do 30% ceny to 12% przychodu, ale nie mniej niż 149 000 euro. Jeśli w trakcie roku przekroczysz zadeklarowany przychód, sumę gwarancji trzeba proporcjonalnie podnieść.

Ile kosztuje sama gwarancja, ustalają bank lub ubezpieczyciel. Na cenę wpływają suma, kondycja finansowa firmy i zabezpieczenie, którego gwarant może zażądać, np. kaucja.

4. Wpis do rejestru organizatorów turystyki

Z gwarancją w ręku składasz wniosek do marszałka województwa właściwego dla siedziby firmy. Opłata skarbowa wynosi 355 zł, a marszałek ma 7 dni na wpis. Jeśli go nie dokona, po 14 dniach od złożenia kompletnego wniosku możesz zacząć działalność. Działanie bez wpisu to przestępstwo zagrożone karą do 3 lat pozbawienia wolności. Wszystkie kroki, wymagane dane i obowiązki po wpisie opisuje poradnik rejestr organizatorów turystyki.

5. Umowy, formularze i ubezpieczenie klientów

• Standardowy formularz informacyjny – przekazujesz go klientowi przed zawarciem umowy. Wzory są w załącznikach do ustawy, a to Ty musisz udowodnić, że klient go dostał.
• Umowa o udział w imprezie – z obowiązkową treścią z ustawy, w tym wskazaniem podmiotu, który zapewnia ochronę na wypadek niewypłacalności.
• Potwierdzenie zabezpieczeń – klient wpłacający zaliczkę lub całość dostaje pisemne potwierdzenie posiadania gwarancji i odprowadzania składek na TFG.
• Ubezpieczenie KL i NNW – przy imprezach za granicą organizator musi ubezpieczyć podróżnych od kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków.

6. Comiesięczne rozliczenia

Od pierwszej sprzedanej imprezy dochodzą stałe obowiązki. Warto ułożyć je w kalendarzu od razu, bo ich pominięcie może skończyć się wykreśleniem z rejestru:

Deklarację składasz także w miesiącu bez sprzedaży, jako zerową. Wykazu umów w takim miesiącu nie przekazujesz.

Podstawa prawna

• Ustawa z 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 925 – art. 7, 22–24, 39–42.
• Rozporządzenie w sprawie minimalnej wysokości sumy gwarancji bankowej i ubezpieczeniowej, tekst jednolity Dz.U. 2021 poz. 1357.
• Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), Dz.U. 2024 poz. 1936.