Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w serwisie i aplikacji tfgraport.pl. Zależy nam na tym, aby korzystanie z naszego serwisu było bezpieczne i transparentne.

§ 1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Recode Software Przemysław Szejna, ul. ks. Jerzego Popiełuszki 11/20, 94-052 Łódź, NIP 8883076795, REGON 385011293.

Kontakt z administratorem we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: kontakt@tfgraport.pl.

Serwis i aplikacja dostępne są pod adresem tfgraport.pl (w tym w subdomenach). W odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentach wgrywanych przez Użytkownika do aplikacji administratorem pozostaje Użytkownik, a Recode Software przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający (procesor) — szczegóły w § 5.

§ 2. Jakie dane zbieramy

W ramach serwisu i aplikacji możemy zbierać i przetwarzać następujące kategorie danych:

• Adres e-mail — podawany dobrowolnie podczas zapisu na listę oczekujących lub do newslettera.
• Dane konta — adres e-mail oraz dane uwierzytelniające (hasło przechowywane w postaci zahaszowanej, ewentualne klucze API), a także dane firmy Użytkownika.
• Dane rozliczeniowe — nazwa / firma, adres, NIP, adres e-mail oraz dane o zamówieniu i płatności niezbędne do realizacji subskrypcji lub pakietów oraz wystawienia faktury. Pełnych danych kart płatniczych nie przechowujemy — obsługuje je operator płatności (Stripe).
• Dane z wgranych dokumentów — dokumenty wczytywane do analizy (umowy, listy uczestników, faktury itp.) mogą zawierać dane osobowe (np. dane podróżnych). Przetwarzamy je w imieniu Użytkownika wyłącznie w celu realizacji Usługi.
• Dane analityczne i techniczne — informacje gromadzone za pomocą plików cookies oraz statystyka odwiedzin (np. typ przeglądarki, sposób korzystania z serwisu, logi bezpieczeństwa).

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania (RODO)

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Wysyłka informacji o starcie produktu oraz newsletter — na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Założenie i obsługa konta, świadczenie Usługi oraz obsługa płatności — w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Wystawianie i przechowywanie faktur oraz prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej — w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Analityka, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Dane zawarte we wgranych dokumentach — przetwarzamy jako podmiot przetwarzający w imieniu Użytkownika (administratora), na podstawie powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO); podstawę prawną przetwarzania tych danych zapewnia Użytkownik.

§ 4. Podmioty przetwarzające (procesorzy) i odbiorcy danych

W celu świadczenia usług korzystamy z zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie odpowiednich umów:

• OVHcloud (grupa OVH) — hosting infrastruktury serwerowej (centrum danych we Frankfurcie, Niemcy) oraz przechowywanie wgranych plików w OVH Object Storage (centrum danych w Warszawie, Polska). Oba ośrodki znajdują się w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
• MailerLite (UAB, Wilno, Litwa, UE) — obsługa newslettera i listy oczekujących.
• Google (GA4) — statystyka odwiedzin z anonimizacją adresu IP.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia, UE) oraz podmioty powiązane — obsługa płatności elektronicznych. Dane mogą być przekazywane do Stripe, Inc. (USA) na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC). Operator płatności samodzielnie przetwarza dane kart płatniczych zgodnie ze standardem PCI DSS.
• Fakturownia sp. z o.o. (Polska) — wystawianie i udostępnianie faktur VAT; faktury mogą być przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w zakresie wymaganym przepisami prawa.

W przetwarzaniu danych zawartych w dokumentach wgrywanych do aplikacji biorą udział:

• Mistral AI (Francja, UE) — rozpoznawanie tekstu (OCR).
• OpenAI (Irlandia / USA, transfer na podstawie standardowych klauzul umownych — SCC) — strukturyzacja danych z wgranych dokumentów.

§ 5. Dane w aplikacji i bezpieczeństwo

Dokumenty wgrywane do analizy mogą zawierać dane osobowe. W związku z tym stosujemy następujące zabezpieczenia:

• hosting infrastruktury serwerowej w OVHcloud (centrum danych we Frankfurcie, Niemcy), a wgrane pliki z dokumentami przechowywane w OVH Object Storage w Warszawie (Polska),
• szyfrowanie danych algorytmem AES-256,
• umowa powierzenia przetwarzania danych z dostawcami,
• audyt dostępu do danych,
• brak trenowania modeli publicznych na plikach klienta.

W zakresie danych osobowych zawartych we wgranych dokumentach Użytkownik pozostaje administratorem, a Recode Software przetwarza je jako podmiot przetwarzający — wyłącznie w celu realizacji Usługi i zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Użytkownika.

§ 6. Okres przechowywania danych

• Adres e-mail (newsletter / lista oczekujących) — do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.
• Dane konta i dane rozliczeniowe — przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń.
• Pliki źródłowe oraz wyniki OCR — usuwane po 12 miesiącach; po tym czasie pozostają wyłącznie rekordy sprawozdawcze niezbędne do realizacji obowiązków wynikających z usługi.
• Faktury i dokumentacja księgowa — przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (co do zasady 5 lat licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy).

§ 7. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku niektórych dostawców (m.in. Stripe, OpenAI) dane mogą być przekazywane do państw trzecich (w tym USA) — odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (SCC) oraz dodatkowych zabezpieczeń.

§ 8. Cookies i localStorage

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz mechanizm localStorage w zakresie niezbędnym do prawidłowego działania serwisu oraz w celach analitycznych. Zgodami na pliki cookies możesz zarządzać w ustawieniach swojej przeglądarki.

§ 9. Prawa użytkownika (RODO)

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych,
• prawo do sprostowania danych,
• prawo do usunięcia danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do wniesienia sprzeciwu,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do wycofania zgody w każdej chwili — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

§ 10. Zmiany polityki

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy na stronie serwisu, a Użytkowników posiadających konto — drogą elektroniczną.

§ 11. Kontakt

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: kontakt@tfgraport.pl.