Rejestr organizatorów turystyki – wpis krok po kroku

Organizowanie imprez turystycznych to w Polsce działalność regulowana. Zanim biuro sprzeda pierwszą wycieczkę, musi trafić do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych. Prowadzi go marszałek województwa, a dane ze wszystkich województw spływają do jednej, publicznej Centralnej Ewidencji.

Kto musi mieć wpis do rejestru

Wpis jest obowiązkowy dla dwóch rodzajów działalności:

• organizowania imprez turystycznych, czyli łączenia co najmniej dwóch rodzajów usług turystycznych, np. przelotu i hotelu, w jedną imprezę,
• ułatwiania nabywania powiązanych usług turystycznych, gdy klient kupuje usługi u różnych dostawców, ale za Twoim pośrednictwem.

Wielkość firmy nie ma znaczenia. Wpisu potrzebuje tak samo touroperator, jak i szkoła językowa organizująca płatne obozy czy stowarzyszenie, które sprzedaje wyjazdy odpłatnie. Wpisu wymaga się też od firm spoza Unii Europejskiej, które kierują ofertę do klientów w Polsce.

Kto wpisu nie potrzebuje

• Agent turystyczny, który sprzedaje imprezy cudzego organizatora na podstawie umowy agencyjnej. Może sprzedawać wyłącznie imprezy organizatorów wpisanych do rejestru albo mających siedzibę w UE lub EOG i musi wskazać organizatora w umowie z klientem.
• Organizator wyjazdów okazjonalnych, niezarobkowych i skierowanych wyłącznie do ograniczonej grupy podróżnych.
• Organizator wycieczek krótszych niż 24 godziny bez noclegu.
• Firma obsługująca podróże służbowe na podstawie umowy generalnej z innym przedsiębiorcą.

Granica bywa cienka. Agent, który w umowie nie wskaże organizatora albo działa bez ważnej umowy agencyjnej, może zostać potraktowany jak organizator działający bez wpisu.

Rejestr a Centralna Ewidencja

To dwie różne rzeczy, choć wiele osób używa tych nazw zamiennie. Rejestr prowadzi marszałek województwa, w którym firma ma siedzibę (przy jednoosobowej działalności liczy się adres zamieszkania). To on przyjmuje wniosek, dokonuje wpisu i może z rejestru wykreślić.

Centralna Ewidencja Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych zbiera dane ze wszystkich szesnastu rejestrów w jednym miejscu. System prowadzi Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny, minister właściwy do spraw turystyki go udostępnia, a dane wprowadzają marszałkowie. Ewidencja jest jawna i ma też katalogi negatywne: firmy wykreślone z zakazem działalności, działające bez wpisu i niewypłacalne.

Wpis do rejestru krok po kroku

1. Załóż działalność w CEIDG albo spółkę w KRS. Organizator turystyki to kod PKD 79.12.Z. Kod nie przesądza jednak o obowiązku wpisu – decyduje to, co faktycznie robisz.
2. Zdobądź zabezpieczenie finansowe: gwarancję bankową lub ubezpieczeniową, umowę ubezpieczenia na rzecz podróżnych albo umowę o turystyczny rachunek powierniczy (ta ostatnia tylko przy wyjazdach wyłącznie po Polsce). Minimalna suma zależy od kierunków, transportu, przedpłat i przychodu – opisujemy to w poradniku jak założyć biuro podróży.
3. Wypełnij wniosek. Musi zawierać firmę, siedzibę i adres, NIP, rodzaj działalności, zakres terytorialny, główne miejsce wykonywania działalności i oddziały oraz – jeśli masz – e-mail i telefon.
4. Dołącz załączniki: oryginał albo kopię gwarancji lub umowy poświadczoną przez adwokata, radcę prawnego lub notariusza oraz oświadczenie o kompletności danych i spełnianiu warunków, w brzmieniu podanym w ustawie. Przy rachunku powierniczym dochodzi oświadczenie, że działasz wyłącznie w Polsce i przyjmujesz wpłaty tylko na ten rachunek.
5. Zapłać opłatę skarbową – 355 zł.
6. Złóż wniosek do marszałka: elektronicznie przez biznes.gov.pl, osobiście albo pocztą. Przedsiębiorca z CEIDG może złożyć go także w urzędzie gminy.
7. Poczekaj na wpis. Marszałek ma 7 dni od wpływu kompletnego wniosku. Jeśli go nie dokona, a od wpływu minęło 14 dni, możesz rozpocząć działalność. Gdy w ciągu 7 dni wezwie do uzupełnienia braków, 14 dni liczy się od dnia uzupełnienia.

Ile kosztuje wpis

Sama opłata to drobiazg w porównaniu z zabezpieczeniem finansowym. Nowe biuro, które przyjmuje zaliczki i lata czarterami, potrzebuje gwarancji na co najmniej 250 000 euro, a biuro organizujące wyjazdy autokarowe po Europie – 50 000 euro. Koszt takiej gwarancji to składka, którą ustala gwarant indywidualnie.

Obowiązki po wpisie

Wpis otwiera listę stałych obowiązków. Najważniejsze terminy:

Do tego dochodzą obowiązki wobec klientów: standardowy formularz informacyjny przed zawarciem umowy, pisemne potwierdzenie posiadania zabezpieczeń i odprowadzania składek na TFG oraz – przy imprezach za granicą – ubezpieczenie podróżnych od kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków. Szczegóły rozliczeń z funduszem opisują poradniki o deklaracji TFG i TFP oraz o wykazie umów, a wysokość składki policzysz w kalkulatorze.

Wykreślenie z rejestru i kary

Marszałek wykreśla przedsiębiorcę z rejestru i zakazuje mu działalności na 3 lata, gdy złożył oświadczenie niezgodne z prawdą, nie usunął naruszeń w wyznaczonym terminie albo dopuścił się rażącego naruszenia. Za rażące naruszenie ustawa uznaje między innymi:

• sprzedaż imprez bez gwarancji lub umowy ubezpieczenia,
• uchylanie się, mimo wezwania, od składania deklaracji lub płacenia składek na TFG,
• uchylanie się, mimo wezwania, od prowadzenia, przekazywania i aktualizowania wykazu umów,
• zabezpieczenie na kwotę niższą niż minimalna,
• działalność poza zakresem terytorialnym z wpisu,
• przyjmowanie wpłat z pominięciem rachunku powierniczego, jeśli biuro się do niego zobowiązało.

Przy deklaracjach i wykazie umów o wykreślenie wnioskuje sam UFG, jeśli biuro nie zareaguje na wezwanie. Prowadzenie działalności bez wpisu albo bez zabezpieczenia finansowego to przestępstwo zagrożone grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3. Odpowiada osoba prowadząca działalność, a w spółkach także członkowie zarządu i rady nadzorczej.

Jak sprawdzić, czy biuro podróży jest w rejestrze

Najprościej w wyszukiwarce Centralnej Ewidencji prowadzonej przez UFG. Wpisz nazwę lub NIP organizatora i sprawdź:

• czy firma ma aktywny wpis i numer w rejestrze,
• jakie ma zabezpieczenie finansowe, u kogo i do kiedy jest ważne,
• czy zakres terytorialny obejmuje kierunek, który kupujesz,
• czy firma nie figuruje w katalogach negatywnych.

Kupując u agenta, sprawdzasz organizatora, którego agent musi wskazać w umowie. Sama umowa powinna podawać podmiot zapewniający ochronę na wypadek niewypłacalności, a po wpłacie biuro wydaje pisemne potwierdzenie posiadania zabezpieczeń i odprowadzania składek na TFG. Wydruk z Ewidencji z identyfikatorem weryfikacyjnym ma moc zaświadczenia marszałka.

Podstawa prawna

• Ustawa z 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 925 – art. 3, 7, 22–31, 42, 59–60.
• Ustawa z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1154 – załącznik, część I, poz. 35a i 35b.
• Karta usługi „Wpis do rejestru organizatorów turystyki” w biznes.gov.pl – wniosek online.