Wykaz umów do TFG – kompletny przewodnik

Do połowy 2026 roku organizatorzy turystyki przekazywali do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego przede wszystkim miesięczną deklarację składkową. Od 1 lipca 2026 doszedł drugi, znacznie bardziej szczegółowy obowiązek: wykaz umów – zestawienie każdej pojedynczej umowy zawartej z podróżnym, z jej terminem, wartością, kierunkiem, transportem i przepływem wpłat. W biurach mówi się o nim również ewidencja umów TFG; ustawa i Portal TFG używają nazwy „wykaz umów".

Kogo dotyczy obowiązek

Wykaz umów prowadzą organizatorzy turystyki i przedsiębiorcy ułatwiający nabywanie powiązanych usług turystycznych – czyli podmioty wpisane do rejestru organizatorów turystyki. Obowiązek nie zależy od wielkości biura ani od tego, ile umów zawierasz: dotyczy tak samo sieci z tysiącami rezerwacji, jak i jednoosobowego biura organizującego kilka wyjazdów rocznie.

Poza zakresem ustawy pozostają imprezy z niej wyłączone – na przykład wycieczki jednodniowe trwające krócej niż 24 godziny i nieobejmujące noclegu, a także wyjazdy organizowane okazjonalnie, niezarobkowo i dla ograniczonej grupy podróżnych.

Jakie dane zawiera wykaz umów

Zakres wynika wprost z art. 9 ust. 1 ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych. Dla każdej umowy podajesz:

Co dokładnie zmieniło się 1 lipca 2026

Nowe względem dotychczasowego wykazu są dwa pola:

• przedmiot umowy – wskazanie, czy chodzi o imprezę turystyczną, czy o powiązane usługi turystyczne,
• informacja o przedpłatach – czy przed realizacją imprezy przyjmujesz wpłaty.

Trzy pozostałe pola zostały doprecyzowane:

• łączną cenę można podać w kilku walutach, bez przeliczania na złote,
• przy kierunku trzeba wskazać także kraj realizacji, nie tylko zakres terytorialny,
• przy transporcie trzeba osobno oznaczyć lot czarterowy, jeśli jest objęty umową.

Terminy, o których trzeba pamiętać

Termin do 14. dnia dotyczy sytuacji, w której wykaz prowadzisz poza systemem TFG i przekazujesz go zbiorczo. Jeśli wprowadzasz umowy bezpośrednio w Portalu TFG, robisz to na bieżąco, zaraz po zawarciu umowy – nie musisz czekać do końca miesiąca.

Trzy sposoby przekazania wykazu

UFG udostępnia trzy równorzędne drogi. Możesz z nich korzystać wymiennie – na przykład wysyłać rezerwacje indywidualne przez API, a wyjazdy grupowe uzupełniać ręcznie.

Konto techniczne i certyfikat są potrzebne wyłącznie przy integracji przez API. Formularz i pliki wsadowe działają na dotychczasowym koncie w Portalu TFG. Konto techniczne jest powiązane z konkretnym przedsiębiorcą – podmiot obsługujący wiele biur potrzebuje osobnego konta dla każdego z nich.

Limity, które trzeba znać

Format CSV obsługuje jeden wariant podróży na umowę. Jeśli w ramach jednej rezerwacji część uczestników leci samolotem, a część jedzie autokarem – albo różnią się terminami powrotu – potrzebujesz wariantów, czyli formatu JSON lub API.

Czego robić nie trzeba

• Umów zawartych przed 1 lipca 2026 nie uzupełniasz wstecz, nawet jeśli zostały później zmienione, opłacone albo rozwiązane.
• Nie przesyłasz skanów umów. Obowiązek dotyczy wykazu, nie dokumentów źródłowych.
• Nie wykażesz wpłaty bez umowy. System jej nie przyjmie, dopóki umowa nie istnieje.
• Nie musisz prowadzić drugiego wykazu poza systemem TFG. Papierowy nie jest już potrzebny.
• W miesiącu bez umów wykazu nie składasz. Deklarację zerową do TFG i TFP owszem.

Najczęstsze pułapki

• Mylenie daty umowy z datą wyjazdu. Decyduje moment zawarcia, więc umowa z czerwca na sierpniowy wyjazd do wykazu nie trafia.
• Pomijanie umów krajowych. Stawka 0 zł nie zwalnia z wykazania umowy.
• Doliczanie opłat płatnych na miejscu. Jeśli opłata nie wchodzi w łączną cenę imprezy, nie wykazujesz jej.
• Przesyłanie całego pliku przy korekcie. Korekta obejmuje osobny plik wyłącznie ze zmienionymi umowami, bo ten sam rekord nie przejdzie dwa razy.
• Zwlekanie z kontem technicznym. Wniosek składa się przez moduł korespondencji w Portalu TFG i trzeba w nim zgłosić publiczne adresy IP.

Jak robi to tfgraport.pl

Najwięcej czasu zjada przepisywanie dwunastu pól z każdej umowy, faktury i listy uczestników. Tam też najłatwiej o pomyłkę w kwocie, dacie albo kodzie lotniska. tfgraport.pl zdejmuje z Ciebie ten etap: wgrywasz dokumenty w takiej postaci, w jakiej je masz, czyli skany, PDF-y, arkusze i zdjęcia faktur. AI rozpoznaje treść, łączy umowy z płatnościami i układa wykaz w formacie wymaganym przez UFG.

Walidatory odwzorowują reguły funduszu i wyłapują braki, zanim plik trafi do systemu. Każde pole raportu ma podpięty dokument źródłowy, więc przed wysyłką widzisz, skąd wzięła się każda liczba. AI proponuje, decyzja zostaje po Twojej stronie.